Tal como ocurre en todos los eventos, lo primero a tener en cuenta al organizar conferencias es un objetivo claro. El propósito y la audiencia deben estar bien definidos.
Las conferencias se llevan a cabo para difundir conocimientos e investigaciones, dar a conocer proyectos, debatir y resolver problemas o actualizarse en una determinada área. También sirven para posicionar como referentes a las instituciones o promocionar productos y servicios.
El público de una conferencia no se limita a escuchar: toma notas, lanza preguntas e intercambia ideas durante las pausas para el café. Si quieres saber cómo organizar una conferencia impecable de principio a fin, aquí te dejamos los puntos clave que debes tener en cuenta.
Objetivo y público
El secreto para organizar conferencias con éxito, es tener claro lo que quieres lograr. A partir de ahí, defines formato, duración y contenidos, así como la selección de ponentes, la ubicación y el presupuesto.
Esto conecta directamente con tu público objetivo. Saber a quién va dirigida la conferencia te permitirá adaptar el mensaje y decidir qué tipo de dinámica o experiencia va a funcionar mejor.
Por ejemplo, en una conferencia dirigida a profesionales especializados, deberás asegurarte de que existan espacios para el networking. En cambio, si organizas un encuentro para un público más general, probablemente necesitarás que la presentación sea lo más accesible posible.
Selección del formato
La imagen que casi todos tenemos de una conferencia es la de un experto subido a un escenario, dando una charla magistral durante una hora mientras la audiencia escucha en silencio.
Ese formato tradicional sigue siendo válido, aunque hay otras maneras de desarrollar conferencias, procurando que el encuentro sea más participativo.
En este sentido, es recomendable complementar las ponencias con mesas redondas, entrevistas o sesiones de preguntas y respuestas, para que el evento no transcurra entre exposiciones prolongadas.
También hay que decidir si la conferencia será presencial, online o híbrida. La modalidad presencial facilita la interacción entre asistentes, mientras que una conferencia online amplía considerablemente el alcance.
La tendencia actual es llevar a cabo conferencias híbridas, pero hay que cuidar que la audiencia remota se sienta totalmente incluida y tenga la misma oportunidad de participación.
La decisión final siempre la marcan la meta del evento y tu público. Hay casos donde la confidencialidad no se negocia, otros donde el presupuesto aprieta y algunos donde el formato solo funciona si es 100% presencial, especialmente si buscas un aprendizaje práctico o fomentar contactos reales entre los asistentes.
El espacio adecuado
Este punto es vital a la hora de organizar conferencias, ya que garantiza una buena experiencia para los asistentes. El local debe tener la capacidad suficiente, pero también ser cómodo, asequible, con buena iluminación, acústica apropiada y contar con pantallas y conectividad.
En el momento de gestionar el alquiler espacio, deberás verificar la distribución de la sala, los accesos, el mobiliario y las posibilidades de montaje, conforme al tipo de conferencia que hayas planificado.
También es fundamental que el recinto cuente con una zona de bienvenida, espacios de descanso y áreas habilitadas para charlar y hacer networking sin agobios durante las pausas.
La clave de una conferencia exitosa en Madrid
Sin lugar a dudas, contar con un espacio preparado para acoger diferentes formatos facilita la organización.
Con una ubicación privilegiada en Madrid, The Garage es ideal para la presentación de conferencias. Se trata de un espacio cubierto y climatizado dentro de Autocine Madrid, con una amplia zona de aparcamiento.
La instalación en sí cuenta con 27.000 m² completamente adaptables al tamaño del evento. Dispone asimismo de la mejor tecnología y equipamiento técnico.
Para su comodidad, los participantes tienen acceso a las zonas de restauración, o si lo prefieres, puedes contratar aparte servicios de catering y personal de apoyo.
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Contenido y tiempos
Incluso contando con ponentes expertos, los tiempos deben planificarse con sumo cuidado. La atención de los adultos fluctúa aunque estén interesados en lo que escuchan, por lo que es recomendable introducir variaciones y pausas.
Una estructura sugerida podría ser: una ponencia entre 20 y 30 minutos, seguida de una sesión de 10 minutos de preguntas, otra ponencia, un debate o mesa redonda de 15 a 20 minutos y pausa para el café y el networking.
La organización se encargará de establecer la estructura y suministrar las indicaciones necesarias a los ponentes.
Considera la contratación de un moderador, sobre todo si participan varias personas a la vez. Él se encargará de presentar a los ponentes, controlar los tiempos, plantear preguntas y facilitar la transición entre las diferentes sesiones.
La importancia de la parte técnica
El apartado audiovisual y el sonido son piezas clave: el discurso de los ponentes debe escucharse y entenderse alto y claro, desde la primera hasta la última fila.
Por excelente que sea una ponencia, se viene abajo si fallan los micrófonos, el proyector o la conexión a internet. Revisa con antelación qué equipo necesita cada ponente y confirma que sus presentaciones sean compatibles con los sistemas de la sala. Hacer pruebas de sonido y vídeo antes de empezar no es opcional, y menos aún si vais a emitir en streaming o hacer demostraciones en directo.
Lo más recomendable es designar a un responsable técnico que colabore tanto en la planificación como durante la conferencia, en caso de que se presente algún imprevisto.
La estrategia de comunicación
La asistencia es parte del éxito de una conferencia. La clave está en una buena comunicación, antes, durante y después del evento.
En las redes sociales podrás anunciar la convocatoria, presentar a los ponentes, compartir información sobre el programa y proporcionar avisos conforme se aproxima la fecha.
También están las campañas de email marketing y la colaboración de influencers para hacer llegar la convocatoria a las personas que realmente están interesadas.
El contenido debe adaptarse a cada plataforma y, sobre todo, que le muestre al público razones concretas para asistir. Conviene ser muy claros en cuanto a los detalles como la temática, los ponentes, horarios y ubicación.
Generando interacción y difusión
Una conferencia no es un evento pasivo o limitado a la exposición de los ponentes.
Para hacerla más dinámica, estudia la posibilidad de incorporar una agenda con actividades que faciliten la interacción.
Podrás lograrlo a través de pausas, espacios específicos o actividades breves intercaladas entre ponencia y ponencia. En determinados eventos corporativos, esta parte puede ser incluso uno de los principales objetivos de la jornada.
Además, las preguntas del público o las encuestas permiten que los asistentes se involucren mucho más en el evento.
El después de la conferencia
Una buena conferencia sigue dando frutos mucho después de que se apaguen las luces. Las fotos, los vídeos del evento, las mejores píldoras de las ponencias o las entrevistas breves son un material valiosísimo para generar debate y mantener la conversación viva en redes sociales y medios de comunicación.
Saber qué han opinado los asistentes vale su peso en oro. Una encuesta breve al terminar el evento te dará las pistas necesarias para descubrir qué ha triunfado, qué detalles conviene pulir y qué temas piden a gritos para las próximas ediciones.
Al final, el verdadero éxito de una conferencia no solo se mide por el aprendizaje que se lleva la audiencia, sino por las conexiones que se crean y el buen sabor de boca que deja en todos los asistentes.