Las claves del éxito en cómo organizar un concierto son básicamente una planificación minuciosa y una buena coordinación. Ya se trate de un evento de pequeño formato o de una cita multitudinaria, es preciso tener claros los pasos a seguir.
En esta guía práctica abordaremos desde el concepto inicial hasta la ejecución. Aun quienes piensan en cómo organizar un concierto pequeño se beneficiarán con estos consejos, ya que las etapas a seguir son las mismas, lo que varía es la escala.
Definir la visión del concierto
Todo empieza mucho antes de que el público acuda al evento. La primera etapa en la planificación de un concierto consiste en definir cuidadosamente su visión. Esto significa determinar el tipo de eventos que se quiere producir.
Por ejemplo, un concierto limitado con pocos asistentes, un festival urbano, la actuación de una sola banda o un cartel con diferentes artistas.
En esta fase es fundamental identificar el público objetivo, ya que de eso depende la selección del lugar, el precio de las entradas, el estilo de comunicación y la experiencia general. No es lo mismo plantear un evento dirigido a un público joven que uno orientado a un segmento especializado o adulto.
Hay que establecer los objetivos del concierto, entre los que están, por ejemplo, la promoción cultural, rentabilidad, posicionamiento de una marca u otros. En esta fase también se decide cómo empezar un concierto.
Por ejemplo, un concierto benéfico suele iniciar con un discurso. En cambio, en uno comercial, el enganche tiene que ser más enérgico, como por ejemplo un video acompañado de un juego de luces espectacular. La finalidad es crear expectativa en la audiencia.
Seleccionar el lugar adecuado
La elección del espacio es fundamental. El recinto debe cumplir los requisitos técnicos y de seguridad y contar con la capacidad necesaria.
Desde luego, teatros y auditorios son los sitios más apropiados para conciertos por su acústica. Pero la música también se disfruta en otros sitios. Por ejemplo, si se tiene en mente un evento de pequeño formato, como la participación de una banda de jazz contemporáneo, algunos bares y centros culturales son apropiados, ya que este tipo de música se disfruta mucho en escenarios reducidos.
En cambio, cuando se trata de artistas de gran demanda, hay que pensar en espacios capaces de albergar numerosos asistentes, como estadios, arenas o grandes recintos urbanos. Claro que los espacios abiertos permiten asistencia masiva, pero la logística representa un desafío mucho mayor.
Para que os hagáis una idea del número de asistentes según el formato, aquí hay una clasificación orientativa (las cifras pueden variar según la normativa de la zona):
- Pequeño: 50 – 300
- Medio: 300 – 2000
- Grande: 2000-10.000
- Gigantesco: más de 10.000
Además de la capacidad, el local debe contar con accesibilidad, acústica, zonas de carga y descarga y áreas destinadas al control de acceso.
Existe un espacio versátil y con capacidad adaptable, gracias a su diseño modular: The Garage. Nuestra infraestructura está lista tanto para eventos multitudinarios en Madrid como conciertos más pequeños, cumpliendo con todas las normativas de seguridad. Con su capacidad de acoger hasta 4800 personas y una larga experiencia en la organización de eventos, The Garage es, sin duda, el lugar más cómodo y accesible en Madrid. Contáctanos y haz realidad tu idea con nosotros.
Contratar a los artistas
Los artistas que participen en el evento deben estar acordes con la identidad del mismo y las expectativas del público. El proceso de contratación incluye no solo el pago, sino las agendas y la cuidadosa definición de las necesidades técnicas como luces, sonido y micrófonos.
En el ámbito de la organización de conciertos, el caché es lo que cobra un artista por su actuación. Incluye el pago por el tiempo en el escenario y, en algunos casos los ensayos, desplazamientos o exclusividad.
También es preciso considerar los camerinos, catering y, en muchos casos, el alojamiento.
Para quienes piensan en cómo organizar un concierto pequeño, este punto suele ser más flexible, pero no menos importante. Incluso en eventos reducidos, es esencial llegar a acuerdos claros y prever tiempos de prueba de sonido y ensayos.
Obtener los permisos necesarios
Uno de los aspectos más críticos —y a menudo subestimados— es la gestión administrativa. Saber qué se necesita para montar un concierto implica conocer los permisos municipales, licencias de actividad, autorizaciones de sonido, planes de emergencia y seguros de responsabilidad civil.
El protocolo de un concierto debe incluir medidas de seguridad, primeros auxilios, evacuación y coordinación con autoridades locales. Gestionar adecuadamente cada uno de estos aspectos evita sanciones y garantiza el buen desarrollo del evento. Por lo tanto, es preciso dedicarle la atención necesaria para evitar inconvenientes, demoras y cancelaciones.
Promocionar el evento de forma estratégica
Las redes sociales, el marketing digital, las colaboraciones con medios especializados y las campañas de mailing son los factores clave para promocionar y asegurar la asistencia.
Es aconsejable definir un mensaje claro al público objetivo, y calendarizar la comunicación, de modo que se maximice el alcance sin saturar.
Venta de entradas y fijación de precios
La venta de entradas debe plantearse con una estrategia clara. Es importante fijar los precios en función de los costes, el caché, el aforo y el posicionamiento del evento.
Existen distintos modelos de venta: por anticipado (puede tener descuento), entradas por tramos, precios dinámicos o por invitación. La plataforma elegida debe ser amigable y permitir la obtención de datos útiles para futuras ediciones.
Los organizadores de eventos deben saber que muchos conciertos tienen lugar gracias a los aportes de patrocinadores y colaboraciones estratégicas que abren nuevas oportunidades a la promoción.
Los costes de un evento
Suelen dividirse en tres grandes grupos: i) los costes fijos, que no dependen de la cantidad de asistentes, ii) los costes variables, que sí dependen y, por último, iii) los costes indirectos e imprevistos, que suelen ir en un mismo bloque.
El precio mínimo de las entradas para cubrir los gastos se calcula según una sencilla fórmula:
Precio mínimo = Suma de todos los costes (fijos, variables e imprevistos) ¸ Número de asistentes esperados
Preparar el evento: logística y coordinación
Aquí se incluyen los aspectos materiales: montaje del escenario, sonido, iluminación, señalización, acreditaciones y coordinación de los distintos equipos técnicos. La sostenibilidad y la gestión de desechos contribuyen a proyectar una imagen responsable y respetuosa de las normativas.
Los organizadores deben asegurarse de que cada proveedor conoce su función y sus tiempos. Es preciso que el coordinador tenga a mano un cronograma detallado, con la finalidad de minimizar los imprevistos y aumentar la eficiencia.
Realizar el concierto y evaluar resultados
Este es el gran día, en el que por fin se cumple todo lo planificado. Se dan los toques finales y se supervisan el acceso y los tiempos de inicio y actuación. La puntualidad es muy valorada por los asistentes.
Un concierto exitoso se traduce en una experiencia altamente positiva para la audiencia. Una vez finalizado, es muy recomendable realizar una evaluación global, no solo en los resultados económicos, sino con el feedback del público y del equipo.
El primer indicador es, por supuesto, la comparación entre el aforo estimado y el aforo alcanzado. Los comentarios en las redes también son importantes, aquí se incluyen los likes, shares, comentarios y recomendaciones.
Los asistentes suelen ser sinceros en sus reseñas y expresan con claridad lo que les gustó y lo que no. Esta retroalimentación resultará valiosa a la hora de organizar futuros espectáculos.
Siguiendo cuidadosamente estos pasos de cómo organizar un concierto, vuestro evento será todo un éxito. Y si queréis los consejos de verdaderos expertos, a través de nuestra web de Autocines podéis contarnos vuestra idea, que nosotros nos encargaremos de hacerla realidad.